Edje
Het is mogelijk om vergadergegevens vanuit externe systemen te importeren in FlexWhere. Hierdoor worden vergaderingen zichtbaar in de applicatie.
Met de volgende systemen koppelt FlexWhere:
Allereerst zal de module ‘Huisvestingsbeheer’ aanwezig moeten zijn voor een succesvolle koppeling.
Daarnaast zullen er een aantal handelingen verricht moeten worden aan de kant van de gebruiker. Zo hebben wij de volgende informatie nodig:
- De Topdesk organisatie URL. Deze URL ziet er als volgt uit: https://jouworganisatienaam.topdesk.net/;
- Toegang tot een Topdesk account met voldoende rechten. Dit account dient lees- en schrijfrechten te hebben tot alle vergaderobjecten en de API. Van dit account hebben wij de inloggegevens nodig.
Zie hieronder de juiste rechten voor het Topdesk behandelaars account:
Om vervolgens de koppeling werkend te krijgen zal in het Control Centrum de vergaderruimte toegevoegd moeten worden (let op dat het “Ad-hoc reserveren” schuifje uit staat). Je ziet dan twee tekstvakjes staan. Het bovenste tekstvakje is naar wens in te vullen, het onderste tekstvakje moet exact overeenkomen met het ruimtenummer (niet de naam van de vergaderruimte) zoals deze in Topdesk staat. Hierna kan het 15-20 minuten duren voordat de reserveringen verschijnen in FlexWhere.
In FlexWhere zie je vervolgens de huidige en toekomstige reserveringen van de huidige dag.
Vanuit Outlook en overige systemen is het ook mogelijk om vergadergegevens te importeren. Dit gebeurt d.m.v. een CSV-export van deze gegevens naar een beveiligde persoonlijke SFTP-omgeving, van waaruit deze gegevens worden gesynchroniseerd met de betreffende FlexWhere-omgeving.
Bij deze koppeling komt wat meer technische kennis kijken, aangezien het script om dit CSV-bestand uit het systeem te vullen en vervolgens te uploaden naar de SFTP-omgeving, de verantwoordelijkheid is van de gebruiker.
De verantwoordelijkheid voor het schrijven van het script ligt bij de gebruiker, maar wij kunnen hier wel ondersteuning bij aanbieden.
Meer informatie over het exporteren van het CSV-bestand is hier te vinden:
Let op: Het systeem waaruit geïmporteerd wordt is leidend. Reserveringen voor vergaderingen kunnen alleen in het desbetreffende systeem gemaakt worden. Het betreft dus een one-way koppeling.