1. Home
  2. Implementatie
  3. Hoe worden gebruikersgegevens aangeleverd?
""
Edje

Hoe worden gebruikersgegevens aangeleverd?

Tijdens het implementatieproces bespreekt het FlexWhere-team met jouw organisatie wat de mogelijkheden zijn tot het importeren en onderhouden van gebruikers in FlexWhere.
FlexWhere ondersteunt vier mogelijkheden voor het aanleveren van gebruikers, deze worden hieronder besproken.

Wanneer er gekozen wordt voor een automatische synchronisatie van gebruikers zijn een aantal zaken nodig:

  • Technische kennis m.b.t. Active Directory (AD);
  • Technische bevoegdheid;
  • Toegang tot de Active Directory (AD).

Wanneer gekozen wordt voor het handmatig toevoegen van gebruikers dient dit ook handmatig te worden onderhouden.

De eerste mogelijkheid is om een- of meerdere gebruikers handmatig toe te voegen in het Control Centre. Het handmatig toevoegen van gebruikers kan alleen uitgevoerd worden door een Admin.

Meerdere gebruikers

  1. Log in op het Control Centrum van FlexWhere;
  2. Ga naar het menu ‘Gebruikers’;
  3. Klik rechts bovenin het scherm op het blauwe ‘+’ icoon;
  4. Selecteer nu: ‘Voeg gebruikerslijst toe’;
  5. Selecteer het juiste CSV-bestand met nieuwe gebruikers (download onderstaand template);
  6. Bevestig de keuze;
  7. Het systeem gaat nu bezig met het inladen van de lijst;
  8. De lijst met nieuwe gebruikers is nu ingeladen.

Het CSV-bestand moet de naam “flexwhere – users.csv” hebben.

De inhoud van het CSV-bestand moet volgens de rfc4180 standaard zijn ingevuld. Sla hiervoor het het bestand op als Unicode (UTF-8).

De inhoud van de velden moet binnen aanhalingstekens worden geplaatst. Dit voorkomt het toevoegen van (vijandige) code.

Het scheidingsteken tussen de velden in het CSV-bestand moet “;” zijn.

Let op: Wanneer een CSV-bestand wordt ingelezen worden nieuwe gebruikers toegevoegd. Bestaande gebruikers worden eventueel gewijzigd. Gebruikers die niet voorkomen in het CSV-bestand worden verwijderd uit FlexWhere.

Enkele gebruiker

  1. Log in op het Control Centrum van FlexWhere;
  2. Ga naar het menu ‘Gebruikers’;
  3. Klik in de kolom ‘Displaynaam’ nu op de ‘+’;
  4. Vul de informatie in voor de nieuwe gebruiker;
  5. Klik op opslaan wanneer de informatie klopt;
  6. De nieuwe gebruiker is nu aangemaakt.

De tweede mogelijkheid betreft het exporteren van gegevens uit de Active Directory naar een CSV-bestand. Vervolgens zal dit CSV-bestand moeten worden geüpload naar de specifiek aangemaakte SFTP-account voor uw organisatie.

Bij het gebruik van SFTP worden de gebruikers iedere 24 uur ververst. Zo worden bijv. nieuwe collega’s in FlexWhere toegevoegd en hebben eventuele uit dienst tredende collega’s geen toegang meer tot de mobiele app.

Het CSV-bestand moet aan het volgende format voldoen:

Field NameMandatory FieldsMin. CharactersMax. CharactersData typeExample
CSV_USERNAMEJa250AlphanumericJanJ
CSV_FIRSTNAMEJa250AlphanumericJan
CSV_SURNAMEJa250AlphanumericJansen
CSV_DISPLAYNAMEJa220AlphanumericJansen, Jan
CSV_TITLENee220AlphanumericManager
CSV_PHONENee220Numbers and Special characters(+,-,(,) etc)+3120123456
CSV_MOBILENee220Numbers and Special characters(+,-,(,) etc)+3165123456
CSV_DEPARTMENTNee250AlphanumericSupport
CSV_EMAILJa2NvtStandard formatj.jansen@flexwhere.com
CSV_EHBONee111 of 01
CSV_BHVNee111 of 00
CSV_PROFILEPHOTONee5500Hyperlink of bestandsnaamjanjansen.jpg

Het CSV-bestand moet de naam “flexwhere – users.csv” hebben.

De inhoud van het CSV-bestand moet volgens de rfc4180 standaard zijn ingevuld. Sla hiervoor het het bestand op als Unicode (UTF-8).

De inhoud van de velden moet binnen aanhalingstekens worden geplaatst. Dit voorkomt het toevoegen van (vijandige) code.

Het scheidingsteken tussen de velden in het CSV-bestand moet “;” zijn.

De derde mogelijkheid betreft een SCIM-koppeling. Hiervoor is een premium account bij Azure AD vereist.

Bij een SCIM-koppeling worden de gebruikers real-time ververst. Zo worden bijv. nieuwe collega’s in FlexWhere toegevoegd en hebben eventuele uit dienst tredende collega’s geen toegang meer tot de mobiele app.

Overzicht SCIM-koppeling

De vierde manier is een LDAP-koppeling. Die wordt gebruikt om FlexWhere te koppelen met de Active Directory (AD) van uw organisatie.

De tool moet geïnstalleerd worden op een server die voldoende rechten heeft om met de AD te communiceren. Het screenshot geeft een voorbeeld met de juiste instellingen.

Bij een LDAP-koppeling worden de gebruikers ieder uur ververst. Zo worden bijv. nieuwe collega’s in FlexWhere toegevoegd en hebben eventuele uit dienst tredende collega’s geen toegang meer tot de mobiele app.

Download het onderstaande zip-bestand en installeer de LDAP-koppeling:

Tip: De LDAP-instellingen en FlexWhere kunnen apart van elkaar getest worden.

Let op: Als u deze koppeling wilt installeren voor uw organisatie raden wij u aan contact op te nemen met het FlexWhere-team.

Bij een SFTP, SCIM of LDAP-koppeling: neem even contact op met het FlexWhere team.

Bijgewerkt op 01-09-2021

Heeft dit artikel je geholpen?

Gerelateerde artikelen