Reserveer werkplekken voor het hele team

Door de coronamaatregelen werken we nog steeds thuis. Toch komt er een moment dat medewerkers weer vaker zullen terugkeren naar kantoor. Bijvoorbeeld om nauwer samen te werken aan een project of opdracht. Om dat in goede banen te kunnen leiden, introduceren we de groepsreservering.

Thuiswerken is een blijvertje, ook na corona. Uit onderzoek van de Universiteit van Tilburg blijkt dat de meeste kantoorwerkers in de EU meer voordelen zien dan nadelen bij thuiswerken. Wel missen veel kantoorwerkers de interactie met hun directe collega’s. In dat geval kan de nieuwe groepsreservering uitkomst bieden.

Benoem de groep werkplekken

In FlexWhere is het al mogelijk om een werkplek te reserveren. Nu kunt u ook meerdere plekken reserveren voor een team. Dat gaat heel eenvoudig. Klik meerdere werkplekken aan, geef de groep een naam, bijvoorbeeld ‘Projectteam Terug naar Kantoor’ en stel een tijd en datum in. Is de reservering eenmalig of moet die worden herhaald? Ook dat is in te stellen. Daarna brengt u de leden van het projectteam op de hoogte van de reservering.

Het kan voorkomen dat een plek al is gereserveerd door een medewerker die niet in het team zit. Treedt dan in contact met de medewerker, zodat die zijn of haar reservering kan veranderen. Het is niet mogelijk die reservering zelf ongedaan te maken. 

Wie wordt bureauplanner?

Niet iedereen kan zomaar meerdere werkplekken reserveren. Dat is voorbehouden aan admins en managers. We begrijpen dat die niet altijd de aangewezen persoon zijn om de reserveringen te maken. Daarom introduceren we een nieuwe rol binnen FlexWhere: de bureauplanner. 

Iedere medewerker kan via het Control Centrum als bureauplanner worden aangewezen. We verwachten dat vooral baliemedewerkers, (afdelings)secretariaat en teamleiders die rol krijgen. Wie uiteindelijk bureauplanner wordt, is helemaal aan de organisatie. Het is zelfs mogelijk alle medewerkers die rol te geven. Er is geen limiet aan het aantal bureauplanners.

De groepsreserveringen stelt uw organisatie in staat nog beter om te gaan met werkplekken en met teams.