Eddy
Es ist möglich, Besprechungsdaten aus externen Systemen in FlexWhere zu importieren. Dadurch werden Besprechungen in der Anwendung sichtbar.
FlexWhere ist mit den folgenden Systemen verbunden:
Für eine erfolgreiche Verknüpfung muss zunächst das Modul “Wohnungsverwaltung” vorhanden sein.
Darüber hinaus müssen einige Maßnahmen auf Seiten des Nutzer getroffen werden. Wir benötigen zum Beispiel die folgenden Informationen:
- Die URL der Topdesk-Organisation. Diese URL sieht wie folgt aus: https://jouworganisatienaam.topdesk.net/;
- Zugang zu einem Topdesk-Konto mit ausreichenden Rechten. Dieses Konto sollte Lese- und Schreibzugriff auf alle Besprechungsobjekte und die API haben. Von diesem Konto benötigen wir die Anmeldedaten.
Die entsprechenden Berechtigungen für das Topdesk-Praktikerkonto finden Sie weiter unten:
Damit die Verknüpfung funktioniert, muss der Besprechungsraum im Kontrollzentrum hinzugefügt werden (stellen Sie sicher, dass der Schieberegler “Ad-hoc-Buchung” deaktiviert ist). Sie sehen dann zwei Textfelder. Das obere Textfeld kann nach Belieben ausgefüllt werden, das untere Textfeld muss genau mit der Raumnummer (nicht mit dem Namen des Besprechungsraums) übereinstimmen, wie sie in Topdesk erscheint. Danach kann es 15-20 Minuten dauern, bis die Reservierungin FlexWhere erscheinen.
In FlexWhere sehen Sie dann die aktuellen und zukünftigen Reservierungfür den aktuellen Tag.
Auch aus Outlook und anderen Systemen lassen sich Besprechungsdaten importieren. Dies geschieht durch einen CSV-Export dieser Daten in eine sichere persönliche SFTP-Umgebung, von wo aus diese Daten mit der entsprechenden FlexWhere-Benutzeroberfläche synchronisiert werden.
Dieser Link erfordert etwas mehr technisches Wissen, da das Skript zum Auffüllen dieser CSV-Datei aus dem System und zum anschließenden Hochladen in die SFTP-Umgebung in der Verantwortung des Nutzer liegt.
Die Verantwortung für das Schreiben des Skripts liegt beim Nutzer, aber wir können dabei Unterstützung anbieten.
Weitere Informationen zum Exportieren der CSV-Datei finden Sie hier:
Hinweis: Das System, aus dem die Einfuhren erfolgen, ist führend. Reservierungen für Sitzungen können nur über das entsprechende System vorgenommen werden. Es handelt sich also um eine einseitige Kopplung.